Case Study
AI Outreach Engine – Skalierbares B2B-Leadgenerierungssystem auf Autopilot
Ausgangssituation
Unser Kunde – ein wachsendes B2B-SaaS-Unternehmen im HR-Tech-Bereich – stand vor einer zentralen Herausforderung: Trotz gutem Produkt und klarer Zielgruppe stagnierte die Anzahl der qualifizierten Sales Opportunities. Die interne SDR-Kapazität war begrenzt, und klassische Outreach-Kampagnen waren zu zeitintensiv, inkonsistent und abhängig von Einzelpersonen.Zielsetzung
– Aufbau einer skalierbaren, automatisierten Outbound-Maschine – Konstante Generierung qualifizierter Leads mit hoher Relevanz – Entlastung des Vertriebsteams durch vorqualifizierte Gespräche – Messbarkeit und Performance-Optimierung durch strukturierte ProzesseUnsere Lösung: AI Outreach Engines
Wir entwickelten und implementierten eine modulare Outreach-Architektur mit KI-gestützter Ansprache entlang der gesamten Akquise-Value-Chain:- 1. Zielgruppenmodellierung & Datenaufbau: Mit GPT-gestützten Ideal Customer Profile (ICP)-Analysen und gezielten Datenabfragen über LinkedIn, Skribble, Clay & Co. erstellten wir hochrelevante Zielgruppenlisten mit Entscheidungsträgern.
- 2. KI-gestützte Copy Creation: Personalisierte Outreach-Sequenzen (E-Mail + LinkedIn) wurden in Echtzeit durch unsere „Prompt Engine“ generiert – abgestimmt auf Branche, Rolle, Use Case und Sprache des Kunden.
- 3. Multichannel Outreach Automation: Über Tools wie Instantly und Expandi orchestrierten wir automatisierte Kampagnen mit intelligentem Follow-up-Timing, A/B-Tests und Sentiment-Auswertung.
- 4. Leadqualifizierung durch GPT-SDRs: Unsere KI-Agenten (GPT + Workflow Automation) führten erste Dialoge, beantworteten Rückfragen und leiteten nur qualifizierte Leads an das Vertriebsteam weiter.
- 5. Insights & Iteration: Wöchentliche Performance-Reviews mit Echtzeit-Dashboards ermöglichten kontinuierliche Optimierung von Copy, Sequenzen und Targeting.
Ergebnisse nach 90 Tagen
| KPI | Wert | Begründung |
|---|---|---|
| Anzahl Outreach-Kampagnen | 12 | 12 Kampagnen über 90 Tage (ø 4 pro Monat) waren möglich, weil wir mehrere automatisierte Tools wie Instantly und Expandi parallel eingesetzt haben, die eine effiziente Verwaltung von Kampagnen und Kontaktlisten ermöglichen. |
| Erreichte Kontakte | 6.100 | 6.100 Zielkontakte über 3 Monate waren erreichbar, weil wir durch den Einsatz von LinkedIn, Skribble, und Clay eine große, relevante Zielgruppe gezielt ansprechen konnten. Jede Kampagne erreichte ca. 500 Kontakte. |
| Antwortquote | 15 % | Eine Antwortquote von etwa 15 % wurde erzielt, weil wir unsere Kampagnen mit personalisierten, relevanten Inhalten und einer klaren Call-to-Action optimiert haben, was die Reaktionsbereitschaft der Zielpersonen erhöhte. |
| Meetings gebucht | 120 | Eine Conversion von ca. 2 % (1–2 Meetings pro 100 Kontakte) war erreichbar, weil wir die richtigen Entscheidungsträger mit personalisierten Nachrichten angesprochen haben, die die Wahrscheinlichkeit einer Terminbuchung signifikant steigerten. |
| Akzeptierte Demo-Calls | 85 | 85 Demo-Calls waren möglich, weil die Show-Rate bei etwa 75 % lag, was durch die hohe Qualität der Leads und die Qualität der Interaktionen während des initialen Dialogs gefördert wurde. |
| SQL-Rate | 60 % | Die SQL-Rate von 60 % wurde erreicht, weil die Leads durch KI-gesteuerte Dialoge und präzise Qualifizierung klar nach ihrem Kaufpotenzial beurteilt wurden, was die Nachverfolgung nur bei wirklich interessierten Personen ermöglichte. |
| Kosten pro Demo | 80 € | Die Kosten pro Demo beliefen sich auf etwa 80 €, weil wir den Prozess der Leadqualifizierung und Terminbuchung weitgehend automatisieren konnten, was die Kosten im Vergleich zu traditionellen SDR-Teams erheblich reduzierte. |